Event Marketing

5 consigli per organizzare un evento ibrido

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Gli ultimi mesi sono stati delle montagne russe per i professionisti di tutto il mondo e in particolare per la Event Industry. Il blocco totale degli eventi frontali causato dal Covid-19 ha determinato un’improvvisa ondata di eventi ibridi, conferenze online e webinar.

Ora che stiamo lentamente passando alla “nuova normalità”, è necessario un approccio più olistico per garantire un’esperienza ed un’ esecuzione lineare e senza interruzioni.

Gli eventi ibridi saranno il futuro del settore degli eventi e molti professionisti hanno già iniziato a pianificare e organizzare in questo senso.

Cosa sono gli eventi ibridi?

Gli eventi ibridi sono una commistione di interazione di persona e virtuale in cui le persone possono scegliere la modalità di partecipazione in base alle proprie esigenze.
L’organizzazione di un evento di questo genere non è semplicissimo ma puoi renderti la vita più facile seguendo i miei 5 consigli per pianificare con successo un evento ibrido.

  • Avere una visione chiara e comunicarla in modo efficace
  • Mantieni un flusso dettagliato dell’evento
  • Assicurati che il tuo team abbia una corretta comprensione delle proprie responsabilità
  • Prenditi cura di sponsorizzazioni e collaborazioni
  • Garantire l’uso dei social media per il coinvolgimento del pubblico
Avere una visione chiara e comunicarla in modo efficace

Se stai pianificando un evento, sicuramente ci sarà un progetto dietro. Potrebbe trattarsi di networking, formazione, vendita ma, al di là della tipologia dell’evento, ti sarà di grande aiuto essere chiari sulla visione da comunicare al tuo target di riferimento.

Inoltre, condividere una visione con il tuo pubblico è un ottimo modo per creare networking.

Crea un flusso dettagliato dell’evento

Niente dovrà essere lasciato al caso e tutto dovrà essere organizzato nei minimi dettagli. Creare un flusso con tutto ciò che supporta il tuo evento ti aiuterà a non dimenticare nulla e a non fare errori.

Alcuni elementi che dovrai includere nel flusso dell’evento:

  • Pianificazione
  • Responsabilità del team: chi è responsabile di cosa
  • Tecnologia e produzione di eventi: che tipo di tecnologia sarà richiesta e a che ora
  • Social media: chi si occuperà dei social media durante l’evento
  • Community management: chi si occuperà degli sponsor e del coinvolgimento del pubblico

Nel web troverai tantissimi template gratuiti con cui creare un flusso dettagliato in cui inserire tutte le voci necessarie  per avere ogni elemento sotto controllo.

Creare un flusso di eventi ti renderà le cose molto più facili e a prova di errore.

Assicurati che il tuo team abbia compreso il proprio ruolo e responsabilità

Immagino tu sappia bene l’importanza della squadra durante l’organizzazione di un evento. Il supporto di ogni reparto è fondamentale per garantire il successo. Per questo motivo ad ogni membro del team deve essere chiaro il proprio ruolo e cosa deve fare in modo che non ci siano sovrapposizioni o confusione.

La squadra giocherà un ruolo significativo nell’evento e un evento di successo è principalmente il risultato di un team laborioso e appassionato che condivide la tua stessa visione.

Gestisci sponsorizzazioni e collaborazioni

Ammettiamolo: sponsorizzazioni e collaborazioni sono una parte necessaria di ogni evento e quelli ibridi non fanno eccezione. Se riesci a trovare degli sponsor, non puoi permetterti di perderli poiché rappresentano una risorsa troppo importante.
Che tipo di sponsorizzazioni e collaborazioni dovresti cercare all’evento?

  • Quelli attinenti al tuo settore perché ti aiuteranno a promuoverti e ad attirare il tuo target di riferimento.
  • Coloro che possono aiutarti con la tecnologia perché avrai bisogno di buoni servizi di streaming. 

Le collaborazioni e le sponsorizzazioni sono spesso bidirezionali. Se ti aiutano nell’evento, potrebbero chiederti un giro sui social media dell’evento o comunque altri tipi di scambio merce.

Utilizza i social media per il coinvolgimento del pubblico

È una situazione vantaggiosa per tutti perché ti aiuta a raggiungere un pubblico più ampio e ad ottenere supporto per investimenti e tecnologia.

Ci sono 3 fasi in cui dovresti essere attivo sui social media per ricevere la massima trazione per il tuo evento e aprire le porte alle collaborazioni:

Prima dell’evento

Il tuo obiettivo principale è creare dei messaggi teaser attorno all’evento dando anticipazioni, facendo sessioni dal vivo, creando contenuti di attualità o contenuti educativi. Tutto questo farà aumentare l’interesse e la curiosità e ti  aiuterà anche nella vendita dei biglietti o iscrizioni.

Durante l’evento

Coloro che non possono partecipare al tuo evento vorranno guardare i momenti salienti sui social media. Ciò contribuirà anche a creare coinvolgimento sulla tua pagina.

Dopo l’evento

Una volta che l’evento è finito, devi continuare a interagire con il tuo pubblico, in modo che rimanga con te fino al prossimo evento. Per questo, puoi inviare dei video, delle newsletter o addirittura un report dell’evento con tutte le info utili che potranno servire per mantenere viva l’attenzione fino alla successiva edizione.

E tu, hai mai organizzato un evento ibrido? Quali difficoltà hai trovato?

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