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8 semplici step per trovare la location perfetta

8 semplici step per trovare la location per i tuoi eventi
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Devi organizzare un evento e ti manca la location? Prima di farti prendere dall’ansia e di inviare mille mail di richieste informazioni, leggi quest’articolo e ti spiegherò “8 semplici step per trovare la location per i tuoi eventi”. Tantissimi i fattori da considerare nel processo di valutazione di una sede congressuale o di un evento e la mancata considerazione di uno di questi potrebbe determinare l’insuccesso di quest’ultimo.

Ti stai chiedendo a cosa faccio riferimento? Un po? di pazienza e ti svelerò gli 8 semplici step per trovare la location perfetta.

1. Considera Il target di riferimento

Quando scegli la sede di un evento, una delle informazioni più importanti che devi sapere è chi saranno i partecipanti e il mood dell’evento. La location scelta, infatti, dovrà rispecchiare non solo l’evento stesso ma anche i gusti e le aspettative degli ospiti.

2. Date evento

Prima di definire la location, dovrai essere certa che sia disponibile nella data scelta. Ti assicuro che questo, spesso, non è scontato. Mettere d’accordo organizzatori, relatori e partecipanti può essere molto difficile. Per questo motivo, dovrai considerare l’idea di date flessibili in cui riuscire a coinvolgere tutti.

Ecco alcune domande da tenere in considerazione per trovare la location perfetta in 8 semplici step:

  • Qual è la data plausibile per la quale ospiti, organizzatori e relatori saranno disponibili a partecipare? (Tieni presente che ci sono dei periodi in cui vengono organizzati moltissimi congressi settoriali).
  • Quali sono le location che dispongono dello spazio richiesto e disponibili per il periodo prescelto?
  • Qual è il periodo in cui i prezzi sono più bassi? (in alcuni casi potresti avere un budget basso e dovrai tenere conto anche di questo dettaglio).

Leggi anche “I 6 errori più comuni nella pianificazione di un evento”

3. Occhio al budget

Se conosci il settore degli eventi, saprai benissimo che ci sono location con dei prezzi esorbitanti quindi, tieni sempre a portata di mano il budget a disposizione per evitare di dover chiedere degli extra al cliente a causa di spese improvvise (che ahimè potrebbero esserci). Per aiutarti a non dimenticare, ti elenco alcune domande, per me fondamentali, che ti aiuteranno a “non perderti i pezzi”.

  • I locali hanno la capienza giusta per ospitare l’evento e l’eventuale upgrade ha un costo?
  • Hai negoziato uno sconto nel caso in cui non dovessero arrivare tutti i partecipanti previsti?
  • Hai letto nel contratto tutte quelle vocine scritte in lillipuziano con cui potrebbero farti pagare le cose più impensabili che tu invece consideri comprese? Ad esempio: le pulizie pre e post-evento; oppure la mezz’ora in più oltre l’orario indicato.

4. Cerca location diverse

Una volta definito il numero degli ospiti e le possibili date, è importante identificare i luoghi in cui si potrebbe organizzare l’evento. Dovrà essere un albergo, una villa storica o uno spazio alternativo? Ovviamente tutto dipende dal tema scelto.  Nella scelta degli spazi considera sempre:

  • Qual è il tema dell’evento?
  • Il cliente ti ha dato un brief in cui ti comunica che tipo di spazi preferisce?
  • In base al tema della riunione, quali sono le tre migliori location che ti vengono in mente?
  •  Deve essere walking distance dalla stazione ferroviaria? (questo ti permetterebbe di risparmiare sui costi dei transfer).
  •  Quale sarebbe più conveniente per i tuoi ospiti?

Leggi anche “9 trucchi per organizzare un evento last-minute

checklist

5. Trova la Location giusta

La sede scelta dovrà disporre degli spazi adeguati al tipo di evento che stai pianificando. Fai molta attenzione perché dopo aver confermato, non potrai più tirarti indietro. Quindi, controlla bene le dimensioni delle sale in cui si svolgerà l’evento poiché molto spesso, basta un 10% in più di ospiti non previsti per compromettere Il tuo evento.

Ecco alcune domande che ti consiglio di tener conto prima di confermare la location:

  • La sede dell’evento corrisponde alle richieste del cliente e alle esigenze del programma?
  • Gli spazi rispondono alle esigenze di produzione, intrattenimento, audio / video?
  • Le condizioni della struttura riflettono gli elevati standard del cliente?

Se stai ancora leggendo, vuol dire che l’argomento è di tuo interesse 🙂 Ottimo, continua a leggere e scoprirai gli 8 semplici step per trovare la location perfetta.

6. Prendi in considerazione i servizi e le restrizioni della sede

Nella scelta della location non dimenticare di valutare tutti i servizi che puoi trovare già all’interno e che probabilmente saranno compresi nella quotazione. Altri servizi dovrai necessariamente cercarli all’esterno ma fai attenzione perché, molte volte, la struttura ti impone delle restrizioni.

Ecco cosa dovrai chiedere:

  • Esiste un servizio catering interno? Puoi utilizzare il tuo catering di fiducia o sei costretta ad utilizzare quello imposto da loro?
  • Allestimento tecnico (servizi audio e video) è comprensivo nella quotazione? In caso di servizi extra, posso portarlo dall’esterno?
  • E’ disponibile un parcheggio interno o bisogna rivolgersi all’esterno?
  • Esiste un servizio di flower designer, mise en place, noleggio tovaglie/stoviglie/ e sedie?

7.  Valuta bene la struttura

  • Conosci la struttura? Hai già organizzato eventi? Se la risposta è si, non hai nulla da temere e sei in una botte di ferro. Diversamente, dovrai raccogliere il maggior numero di informazioni in modo da evitare delle figuracce davanti agli ospiti e al cliente. Come?
  • Chiedi un feedback a colleghi/amici che conoscono la location o che hanno partecipato a qualche evento; non c’è recensione migliore che il passaparola di persone che si sono trovate bene.
  • TripAdvisor e Booking: so bene che molti non stimano questi portali, ma vi assicuro che io stessa ne faccio uso quotidianamente, sia per motivi professionali che personali, e raramente non ho riscontrato quanto scritto. Resta, comunque, una valida alternativa a quanto esposto sopra.

8. Pianifica un sopralluogo

Schedulare un incontro prima di confermare gli spazi e i vari servizi deve essere una conditio sine qua non per qualsiasi event planner che si rispetti. È fondamentale per:

  • Valutare gli spazi che andranno utilizzati effettuando un giro dettagliato. A questo proposito, consiglio di fare le foto a tutti gli spazi (io lo faccio sempre) così da non dimenticare nulla
  • Avere una visione completa di dove andranno allocate le segnaletiche
  • conoscere il personale che sarà il tuo riferimento per l’intera organizzazione dell’evento e on site

Hai preso appunti? Adesso ti sono un po’ più chiare le dinamiche per cercare una location per i tuoi eventi aziendali e privati? Ovviamente, per gli eventi ECM la location dovrà rispondere a dei requisiti ben precisi.

Leggi anche “Come scegliere una location ECM in 4 semplici step”.

E tu, che genere di location cerchi per i tuoi eventi? Raccontamelo nei commenti 🙂

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