Event Marketing

9 trucchi per organizzare un Evento Last minute

9 trucchi per organizzare un evento last minute
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Gli eventi last minute sono una piaga della società; alzi la mano chi la pensa come me (sono certa saremo in tanti…).
Ti costringono a restare in apnea fino alla fine perché troppe le dinamiche da gestire e pochissimo tempo a disposizione per la pianificazione. No Panic!
Continua a leggere e scoprirai i 9 trucchi per organizzare un Evento Last minute.

Chi organizza eventi, sa bene quanto sia complicata e difficile l’organizzazione di un evento pianificato almeno 6 mesi prima, figuriamoci uno progettato da lì a 1 mese o poco più. È complicatissimo! Ti stai chiedendo perché? Ti rispondo subito: per tanti motivi:

  • È più difficile trovare i posti giusti.
  • La location ambita dal cliente sarà quasi certamente prenotata
  • I clienti finiranno per pagare di più per hotel, resort e viaggi.
  • L’organizzazione all’ultimo minuto aumenta la probabilità di errori perché nella fretta di pianificare, alcuni dettagli importanti potrebbero essere trascurati.
  • E non dimenticare la tensione costante che ti accompagnerà fino al giorno dopo l’evento.
  • Tutti questi motivi contribuiscono a rendere la pianificazione degli eventi una delle professioni più stressanti e, nello specifico, l’organizzazione last minute rappresenta uno dei 6 errori più frequenti nella pianificazione di un Evento.

Per ovviare al problema, non ti basterà “educare” il cliente spiegandogli che per la buona riuscita di un evento sono necessari almeno 6 mesi di pianificazione. Ci ho già provato io con moltissimi clienti ma… niente. Da quell’orecchio proprio non ci sentono.  E allora, se vuoi salvaguardare la tua sanità mentale, ecco 9 trucchi per organizzare un Evento Last minute:

1. Contatta spesso i clienti abituali

Dei clienti abituali, di solito, conosci la pianificazione delle loro attività annuali; questo potrebbe darti la possibilità di anticipare le loro richieste.

2. Dì di “no”!

Lo so, può sembrare azzardato ma ricordati che è molto meglio rifiutare un lavoro che farlo male. E quando si tratta di eventi dell’ultimo minuto, non si ha mai la certezza del risultato finale. 

3. Gestisci le aspettative e metti dei paletti.

Se decidi di organizzare l’evento nonostante l’esiguo preavviso, metti subito in chiaro cosa puoi e non puoi fare così da non creare false aspettative.

4. Identifica cosa è realistico

Quando sei un freelance è più facile gestire le proposte che non ti piacciono, basta dire di no.  Per gli event planner che lavorano all’interno di un’azienda, invece, è decisamente molto meno semplice. Loro non possono rifiutarsi di lavorare per un evento… Come fare allora? Non disperare! Identifica ciò che è realmente realistico e parlane col cliente. Cerca di farlo ragionare e fai del tuo meglio per raggiungere un accordo pratico e che soddisfi tutti.

5. Compila le checklist

Non puoi rifiutarti? Allora rimboccati le maniche e tieniti pronta a lavorare di sera fino a tardi e anche nei fine settimana. Pianifica tutto alla perfezione e crea tutte le checklist che ti permetteranno di non perderti neanche un dettaglio dell’organizzazione.

6. Chiedi un supporto

Da sola non riesci a gestire il peso della pianificazione? Chiedi al cliente un aiuto extra e mettilo a budget.

7. Inserisci la giusta commissione

Organizzare un evento dell’ultimo minuto richiede molto tempo e risorse adeguate quindi nel preventivo inserisci una commissione più alta del solito. Normalmente hai una percentuale del 10%? Bene, in questo caso aumenta puoi richiedere almeno il 15%. In questo modo, forse, il cliente imparerà a schedulare le varie attività in anticipo.

8. Assicurati di essere pagata in anticipo

Anche questo è un tema molto delicato. È meglio farsi pagare prima o dopo l’evento? In questo caso, decisamente prima. Proprio perché, come spiegato all’inizio dell’articolo, organizzare eventi last minute significa, il più delle volte, pagare i servizi scelti con circa il 15% in più rispetto a quanto pagheresti organizzando con un certo anticipo. Se proprio non riesci a farti pagare in anticipo, chiedi almeno il 50% di acconto per poter coprire le spese iniziali.

9. Prenditi del tempo per rigenerarti

Questo genere di eventi, di solito oltre a stressarti, ti toglie ogni energia. Se puoi, prenditi qualche giorno di vacanza per ricaricarti e rientrare al lavoro più carica di prima.

E tu, hai mai organizzato un evento last minute?

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