Healthcare Events

Come creare il brief di un congresso medico

come creare brief per congresso medico
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L’organizzazione di un congresso medico non è mai standard perché dipende moltissimo dalle caratteristiche del congresso stesso. Il primo passo per definire, almeno a grandi linee, le tempistiche di progettazione è quello di preparare un brief del progetto. Niente di complicato. Il brief altro non è che un documento contenente tutte le informazioni utili per avere un’idea dei tempi necessari a realizzare il congresso.

In un mondo ideale, il brief ti verrà inviato direttamente dal cliente con tutti i dettagli del caso; non è impossibile ma è tipico di grandi aziende e soprattutto di grandi progetti. Nel mondo reale, dovrai armarti di tanta pazienza ed estrapolare le informazioni utili durante un incontro col cliente.

“Prima di definire la data del congresso, controllate che nel periodo ipotizzato non ci siano altri eventi importanti in modo da non precludervi la partecipazione degli sponsor e dei discenti”.

Ti sembra ovvio? Ti assicuro che non lo è! Troppe volte ho visto l’accavallarsi di date perché i medici, credendo di possedere il dono dell’ubiquità, avessero confermato 2 congressi per la stessa data in città diverse.
Una volta smarcato questo punto (non di poco conto direi) possiamo passare alla parte pratica.

I punti principali che dovranno essere definiti sono:

  • Data ipotetica del congresso
  • Durata del congresso
  • Target
  • Area terapeutica
  • Numero dei partecipanti
  • Provenienza dei partecipanti (regionale, nazionale, internazionale)
  • Destinazione ipotizzata
  • Numero di relatori
  • Evento mono sponsor o pluri sponsor
  • Obiettivi
  • Piano generale di comunicazione
  • Ruoli e responsabilità delle varie parti
  • Deadline della presentazione del progetto
  • Stima del budget a disposizione

LEGGI ANCHE: Come costruire il budget di un congresso medico

Vantaggi del brief

  1. Riduce il tempo necessario per completare un progetto. Comunicando in modo chiaro e completo sin dall’inizio, il brief eviterà  la maggior parte di telefonate, e-mail, chat e conference call derivanti da una pianificazione inadeguata e approssimativa.
  2. Crea responsabilità. Il brief consente di responsabilizzare tutte le figure professionali coinvolte nel progetto e di conseguenza rafforza il team di lavoro. Tutti sanno “chi deve fare cosa” e anche nel caso in cui un membro del gruppo dovesse lasciare l’incarico, un brief ben scritto e costantemente aggiornato, consentirà  al nuovo arrivato di integrarsi agevolmente senza gap di informazioni.
  3.  Riduce il tempo di approvazione. Senza un brief, gli obiettivi del progetto e la direzione creativa possono essere ambigui. Quante volte designer e copywriter hanno sentito affermazioni come: “Voglio qualcosa di moderno” o “Deve sembrare professionale?” Ammettiamolo: questo tipo di istruzioni apre la porta a varie interpretazioni. Un brief ben fatto obbliga il cliente ad essere chiaro sin dall’inizio, il che a sua volta può ridurre al minimo i feedback contrastanti durante il ciclo di revisione e approvazione. Come dicevano i saggi “verba volant scripta manent” (le parole passano ma gli scritti restano).
  4. Aumenta la collaborazione e migliora la comunicazione del team. Quando i team conoscono in anticipo i dettagli di un progetto, ci saranno non solo meno buchi di informazione nella comunicazione ma soprattutto meno confusione. I brief assicurano che i team rimangano concentrati, connessi e collaborativi. Tutti saranno connessi allo steso strumento di lavoro e questo consentirà di comunicare eventuali problematiche in anticipo piuttosto che nel bel mezzo di un progetto.

Cosa ne pensi? Avete Hai le idee più chiare adesso? Se così no fosse, non esitare a lasciare un commento sotto 🙂

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