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Come garantire il successo di un evento ibrido

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Come garantire il successo di un evento ibrido? Domanda interessante… Come tutti ben sappiamo, purtroppo, l’industria degli eventi è ferma da 1 anno. Alla luce della violenta pandemia da Covid-19 , molti event planner hanno dovuto rimboccarsi le maniche e cercare di salvare quello che potevano. Da qui la volontà e la capacità di riuscire a trasformare molti degli eventi eventi frontali già pianificati in eventi online.  Ma c’è di più: studi recenti confermano che anche dopo una pandemia da COVID-19, il futuro di eventi e congressi sarà proprio negli eventi e incontri ibridi.
 
Mentre il mondo si riprende lentamente dal primo impatto della pandemia, molte persone sono ancora scettiche riguardo alla partecipazione ad un evento dal vivo e questa situazione sembra non cambierà almeno fino alla fine dell’anno. Possiamo però  sfruttare la modalità ibrida che consentirà agli organizzatori di espandere la propria portata e aumentare il ROI e, come effetto collaterale positivo, di supportare misure di sostenibilità riducendo i viaggi. Non sarà facile, te lo dico subito; ma in questo articolo, ti aiuterò a capire come garantire il successo di un evento ibrido.

COSA SONO GLI EVENTI IBRIDI?

Cominciamo dall’inizio: cosa sono gli eventi ibridi. Con il rinvio e la cancellazione degli eventi dal vivo, le conferenze virtuali sono diventate la nuova normalità. Tuttavia, nonostante l’efficacia delle esperienze virtuali, sai bene che nulla può competere con un evento frontale. Purtroppo il periodo non è dei migliori e mentre molti Paesi cercano di adattarsi alla pandemia aprendosi alla Event industry con cautela, in Italia purtroppo siamo quasi completamente fermi.

Ci viene in aiuto l’evento ibrido che offre la possibilità di combinare elementi virtuali ad esperienza di persona. La definizione di eventi ibridi è semplice: poche persone partecipano dal vivo, mentre il pubblico virtuale segue l’evento online. L’esperienza unificata promuove l’inclusione, la diversità e consente scambi entusiasmanti.

Se hai già organizzato un evento ibrido, saprai bene che non è per nulla semplice; non mi riferisco solo alla parte tecnica ma soprattutto alla parte legata all’interazione del pubblico che segue da casa. E allora, viste le difficoltà, come garantire il il successo di un evento ibrido? Curioso? Dai un’occhiata ai suggerimenti di seguito.

AVERE OBIETTIVI CHIARI

Qual è l’obiettivo dell’evento? Cosa vuoi ottenere? Con un obiettivo chiaro, puoi decidere la migliore strategia per l’evento. Ad esempio, i partecipanti virtuali possono rappresentare una sfida poiché la loro attenzione è difficile da mantenere. Pertanto, se miri a migliorare l’interazione, le sessioni remote dovrebbero permetterti di raggiungere i tuoi obiettivi magari organizzando dei giochi a quiz o sessioni di domande online coinvolgenti.

SCEGLI I TUOI CONTENUTI CON ATTENZIONE

Il contenuto progettato specificamente per un evento dal vivo o virtuale potrebbe non funzionare per un evento ibrido. Se usi le diapositive di PowerPoint, rischi di perdere il tuo pubblico online. Inoltre, i partecipanti da remoto non possono alzare la mano per porre domande o partecipare senza una sofisticata (e costosa) configurazione tecnologica. Devi trovare contenuti adatti per coinvolgere tutti i tuoi ospiti.

Ad esempio, puoi includere una sessione interattiva per domande e risposte o sondaggi dopo ogni relatore. Dovresti anche mantenere le sessioni brevi per evitare di annoiare il tuo pubblico online. Considera che normalmente un evento ibrido non dovrebbe durare oltre le 2/3 ore.

INVESTIRE NEGLI STRUMENTI GIUSTI

Anche con il contenuto giusto, il tuo evento può non avere successo se non hai gli strumenti necessari. Durante lo streaming di una sessione, il pubblico dovrebbe godere di immagini chiare e ininterrotte durante tutto l’evento. Per i migliori live streaming, hai bisogno di un’eccellente connettività Internet, software di streaming di prim’ordine e schermi HD (quindi di un budget significativo). La migliore tecnologia garantirà che lo speaker si rivolga direttamente ai partecipanti online e dal vivo.

Prova! Prova! Prova! Non mi stancherò mai di dirlo. Se già per gli eventi “normali” (quelli in presenza) bisogna verificare il funzionamento di ogni attrezzatura più volte, per un evento ibrido, tutto questo va quadruplicato. Quindi, non aver paura di sembrare ansioso e maniacale; meglio una prova in più ( e qualche insulto dal tecnico) che rischiare la buona riuscita dell’evento.  

PUBBLICIZZA L’EVENTO

Una forte campagna di marketing è vitale per la pianificazione di eventi di successo. Devi promuovere i tuoi eventi ibridi per attirare il pubblico desiderato. Puoi iniziare creando una landing page dedicata sul tuo sito web.  La pagina dovrebbe contenere tutti i dettagli dell’evento come orario, biglietti, luogo, oratori e agenda . Puoi anche utilizzare i social media adottando l’hashtag dell’evento e creando curiosità attorno all’evento.

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MIGLIORA L’INTERAZIONE

Lo sappiamo benissimo… I partecipanti online perdono la concentrazione in poco tempo a meno che non offriamo loro non solo dei contenuti interessanti ma soprattutto una modalità coinvolgente per attirare la loro attenzione.  Per questi motivi il tuo evento ibrido dovrà essere interattivo e dinamico.

Come fare? Qualche spunto lo puoi trovare qui. Ricorda, intanto, di incoraggiare la partecipazione del pubblico durante le sessioni attraverso i social media o sondaggi dal vivo. Puoi anche creare un quiz interattivo che migliora la loro comprensione del tema.

CREA UN PIANO DI FOLLOW-UP

Come sai che la tua conferenza ibrida è stata un successo? La gestione degli eventi non termina con il completamento di un evento. Gli organizzatori hanno spesso un piano di follow-up post-evento per misurare i risultati in modo da utilizzare i dati raccolti per estrapolare le aree che necessitano di miglioramento. Il successo dell’evento ibrido è ottenibile con una pianificazione adeguata. I suggerimenti che ti ho indicato sopra, potranno aiutarti a raggiungere gli obiettivi del tuo evento.

E tu, hai mai organizzato un evento ibrido?

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