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Come scegliere una location ECM in 4 semplici step

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Organizzo eventi da circa 15 anni e posso affermare di conoscere centinaia di strutture in tutta Italia ma non tutte sono in grado di ospitare eventi ECM. Eh si, perché se devi organizzare un evento medico con relativo accredito, non tutte le location vanno bene perché servono dei parametri precisi.

Ti ho incuriosito e adesso hai voglia di scoprire quali sono questi parametri? Mettiti comoda e ti spiegherò come scegliere una location ECM in 4 semplici step.

Se non sai di cosa sto parlando, leggi Eventi ECM: cosa sono?

Definire le dimensioni dell’evento

La scelta della struttura per un evento medico-scientifico dipende soprattutto dal numero di partecipanti previsto; se parliamo di congressi su scala nazionale sono indispensabili centri congressi dotati di una grande sala plenaria e di molte sale più piccole per eventuali workshop, simposi e sessioni parallele.

In questi casi, per ovvi motivi, gli alberghi sono meno utilizzati, perché in Italia solo le grandi città dispongono di strutture congressuali adeguate ai grandi numeri.

Verificare le attrezzature

Tutto ciò che non è esplicitato nella scheda tecnica deve essere approfondito direttamente con la struttura. Ti indico alcune domande che potrebbero esserti utile:

  • Il Wi-Fi è gratuito o a pagamento?
  • Il videoproiettore e schermo sono compresi nella dotazione standard o dovranno essere noleggiati?
  • È possibile organizzare videoconferenze?
  • È disponibile la connessione in streaming?
  • È supportata la traduzione simultanea?
  • Le aree dedicate agli Sponsor sono sufficientemente ampie?

come sceglire una location ECM in 4 semplici step

La site inspection

Se organizzi eventi sai perfettamente che il sopralluogo, prima di confermare la location, è fondamentale. In questo modo, avrai la certezza dell’idoneità della struttura scelta.

Gli elementi da tenere in considerazione sono:

  • posizione
  • facilità logistica
  • accessibilità (per fornitori, diversamente abili, ecc)
  • Tipologia di spazi e attrezzature disponibili
  • Presenza di staff dedicato
  • Aree in cui allestire gli stand degli sponsor
  • Aree dedicate al coffe break e lunch

Se non hai un occhio esperto, fai molta attenzione a:

  • pilastri al centro della sala
  • assenza di luce naturale
  • eccessiva distanza tra il palco dei relatori e le ultime file della platea
  • assenza di spazi alternativi in caso di imprevisti o brutto tempo

Le strutture in cui non è possibile organizzare eventi ECM

Assobiomedica e Farmindustria, i due Enti che regolano il mondo biomedicale e farmaceutico, impongono alle aziende a loro associate dei vincoli precisi sulle tipologie e sulle caratteristiche delle strutture in cui sponsorizzano eventi.

Ti stai chiedendo perché? È molto semplice! Per evitare di sovvenzionare “congressi-vacanza” in cui gli elementi ludici e turistici prevalgono su quelli formativi e scientifici.

Le strutture escluse dagli eventi formativi sono:
  • Hotel di categoria superiore alle 4 stelle
  • Castelli
  • Golf club
  • Resort e SPA
  • Ristoranti privi di strutture congressuali
  • Strutture termali
  • Località di mare (tra giugno e settembre)
  • Località di montagna (tra giugno e settembre e tra dicembre e marzo)
  • Navi
  • Acquari
  • Stadi
  • Agriturismi

Conoscere i limiti imposti da Assobiomedica e Farmaindustria, ti permette di pianificare il convegno o l’evento formativo in modo da non rischiare di perdere la sponsorizzazione.

E tu, hai mai organizzato un evento Ecm? Quali difficoltà hai incontrato?

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