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Congressi medici: controlli e ispezioni on-site

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Stai organizzando un congresso ECM e hai paura dei controlli e delle ispezioni on-site? Fai bene… In questi casi l’attenzione non è mai troppa.

Devi sapere che gli eventi formativi accreditati ECM sono oggetto di verifiche ispettive da parte degli organismi di controllo Agenas: vale a dire il Comitato di Garanzia e l’Osservatorio per la Qualità.

Il loro compito è quello di verificare che tutte le attività formative siano svolte secondo le direttive emanate dalla Commissione Nazionale per la Formazione Continua e che i soggetti coinvolti siano liberi da conflitti di interessi e quindi totalmente alieni da qualsivoglia influenza commerciale degli sponsor.

Le ispezioni da parte dei due organi di controllo interessano aspetti diversi ma interdipendenti.

LEGGI ANCHE “10 violazioni al regolamento ECM che non dovrai mai fare”

Verifiche del Comitato di Garanzia

a) vigila sull’indipendenza dei contenuti formativi degli eventi da interessi commerciali;
b) controlla i piani formativi e ogni evento di formazione;
c) controlla la corretta applicazione della normativa E.C.M. relativamente a sponsorizzazioni, pubblicità e conflitto di interesse;
d) avvia i procedimenti di verifica nei confronti dei provider.

Il Comitato di garanzia, inoltre, effettua:

a) visite nella location in cui si svolge l’evento;
b) valutazioni del materiale durevole;
c) valutazioni dei questionari di gradimento.

In caso di violazioni, sarà la Commissione Nazionale per la Formazione Continua a stabilire l’eventuale sanzione per il Provider.

Verifiche dell’ Osservatorio Nazionale

Alcuni dei compiti dell’Osservatorio Nazionale per la qualità della formazione continua sono:

  • controllare la qualità dei contenuti degli eventi formativi;
  • riscontrare la congruenza degli eventi realizzati con gli obiettivi formativi programmati;
  • informare la Commissione nazionale per la formazione continua sui flussi di offerta e domanda formativa ricorrendo all’Anagrafe nazionale;
  • promuovere ricerche sui criteri e le modalità per l’avvio e lo sviluppo di nuovi approcci di valutazione dei percorsi formativi.
Documenti da rendere disponibili in sede di evento

 

 

Per evitare brutte sorprese, non dimenticare mai che durante un evento ECM è obbligatorio avere con sé alcuni documenti; diversamente, potresti incappare in una sanzione molto severa.

Di seguito trovi un piccolo remind relativo ai documenti che obbligatoriamente dovrai avere in loco:

  • dichiarazione relatori/moderatori/tutor sulle fonti di finanziamento
  • inviti o autocertificazioni dei discenti reclutati
  • documentazione rilevazione delle presenze: registro firme (entrata/uscita), sistema elettronico a badges
  • schede anonime sulla valutazione/qualità ecm percepita
  • documentazione sulla verifica dell’apprendimento
  • materiale didattico distribuito ai partecipanti (se presente)

Ci sono, invece, una serie di documenti che dovrai avere presso il luogo di svolgimento dell’evento solo se non precedentemente inseriti sulla piattaforma Agenas:

  • programma dell’evento (deve corrispondere a quello inserito in fase di accreditamento)
  • cv del responsabile scientifico
  • cv dei docenti, relatori e moderatori
  • contratti di sponsorizzazione
  • contratti di partnership, se previsti
  • documentazione attestante l’esistenza di altre forme di finanziamento, se presenti

Fai molta attenzione perché nel caso in cui nella location in cui organizzerai l’evento formativo non dovesse essere presente una connessione ad Internet, i documenti che ti ho elencato sopra dovranno essere salvati in una chiavetta USB ed essere disponibili agli ispettori.

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