Event Marketing

I 6 errori più frequenti nella pianificazione di un Evento

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Finalmente, dopo mesi di telefonate ed incontri sei riuscita a “portarti a casa” l’organizzazione di quell’evento che tanto ti ha fatto sudare.

Adesso, però, cominci ad essere un po’ preoccupata perché le cose da fare sono tantissime e soprattutto l’errore è sempre dietro l’angolo ma, rilassati e mettiti tranquilla; in questo articolo ti spiegherò quali sono I 6 errori più frequenti nella pianificazione di un Evento.

1.Scegliere arbitrariamente le date degli eventi

È difficile coordinare date e impegni di tutti, specialmente quando devi pianificare eventi con dirigenti di diverse compagnie, o ancora peggio, con medici che devono gestire turni in ospedale e convegni in giro per il mondo.

Molte agenzie aspettano di avere le conferme da tutti i partecipanti e poi contattare gli hotel e i vari fornitori.

Purtroppo, molto spesso, non abbiamo molte altre alternative, ma non sempre è la soluzione migliore poiché troppe le varianti da tenere in considerazione.

  • Le festività locali, quando la domanda di voli e camere d’albergo è elevata, possono far aumentare in modo esponenziale le tariffe aeree e alberghiere.
  • Devi organizzare una convention o un viaggio incentive in Paesi in cui è alta stagione? Fai molta attenzione al costo delle camere e della logistica in generale perché potresti trovarti a gestire un surplus di costi non previsti. Ad esempio, la domanda (e quindi i costi) di Dubai e Oman aumenta drammaticamente durante le festività italiane (e lo so bene, purtroppo…).
  • Eventi speciali come fiere importanti, gare di Formula 1 possono portare ad una scarsa disponibilità di camere e a tariffe molto alte.

La soluzione? Quando è possibile, (delle volte è pura utopia e me ne rendo conto), prima di chiedere le date ai partecipanti, fai un giro di richieste agli albergatori e fornitori vari, per capire quale sia il momento migliore per pianificare quel determinato evento. Una volta verificate le disponibilità e soprattutto i prezzi, proponi ai partecipanti al data prescelta.

2. Organizzazione eventi last minute

Quante volte ti hanno chiamato per organizzare un evento per la settimana successiva? E’ vero che l’importante sia fatturare ma pianificazioni di questo genere ti portano via molto tempo e non ti lasciano sufficiente spazio di manovra con il conseguente rischio di “perderci dei soldi”.

Soluzione? Tieniti un po’ larga sul preventivo (quindi aumentando un pochino di più i costi che effettivamente sosterrai) e aggiungi la voce “a consuntivo” per eventuali spese extra budget.

3. Non sfruttare la stagionalità degli eventi

MI riferisco, ovviamente, a quegli eventi in cui hai ampio spazio di lavorazione e in cui puoi proporre tu stesso una data sulla base della stagionalità.

Molte destinazioni sono molto belle sia in alta stagione che in bassa ma durante quest’ultima avrai certamente un cospicuo risparmio.

La soluzione? Prenotando qualche settimana prima o dopo l’alta stagione, riuscirai a risparmiare sull’intera logistica.

4. Mancato inserimento del costo del tuo lavoro

Soprattutto i freelance e le piccole imprese non sono soliti inserire il costo delle persone che lavorano a quel progetto; normalmente, si limitano ad inserire la percentuale della commissione che, purtroppo, molto spesso non copre il nostro lavoro.

Soluzione? Mettiti tranquillo ad un tavolo e comincia a calcolare quante ore pensi di lavorare progetto. Dopodiché, moltiplica quelle ore con il costo orario della tua consulenza. Quello che verrà fuori, sarà il costo da girare al cliente e riportare sul preventivo. Adesso calmati e non insultarmi J So bene che è più facile a dirsi che a farsi ma se non cominci a ragionare in questo modo, sarai sempre in perdita.

5. Lavorare con persone inesperte o poco professionali

Fai attenzione alla scelta dei collaboratori; utilizzare persone inesperte o poco professionali potrebbe farti perdere il controllo dell’intera organizzazione dell’evento.

La soluzione? Controlla il loro CV, i loro social (capirai, in questo modo, se sono degli esperti o degli event planners della domenica) e i lavori precedenti.

6. Scarsa programmazione

Non importa quanto pensi di essere preparata e competente; devi sempre controllare ogni singolo dettaglio relativo alla pianificazione dell’evento. Può essere noioso ma è l’unico modo che ti garantisce l’ottimo risultato finale.

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