Event Marketing

Primo incontro col cliente: cosa chiedere?

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Chi mi conosce, sa che organizzare eventi  è la mia passione. Lavoro in questo settore da circa 15 anni e nonostante lo stress e gli orari proibitivi, resta  il motivo per cui mi alzo ogni mattina di ottimo umore (ehm…quasi tutte le mattine…). Qualche difficoltà può esserci proprio al primo appuntamento con un’azienda che non conosco. Quindi, al primo Incontro col Cliente: cosa chiedere?

In questo articolo, ho cercato di riassumere gli aspetti fondamentali (e soprattutto le domande da fare) utili ad identificare e sviluppare il concept del progetto e poter presentare al cliente una proposta ( o più di una – dipende dalla vostra capacità creativa o dalle richieste del cliente) “ben impacchettata” in un power point (ne parleremo in un altro articolo).

Ma al primo incontro col cliente, cosa chiedere?

I principali punti che dovranno essere definiti durante il primo incontro con il cliente sono:

  • chi sostiene economicamente l’evento
  • quali sono gli elementi caratterizzanti la cultura aziendale
  • su quale filosofia dovrà essere basato l’evento
  • qual è il motivo per cui si organizza l’evento
  • quando dovrà essere realizzato
  • dove si dovrà svolgere
  • i ruoli e le responsabilità delle varie parti
  • un’indicazione, anche generica, del budget a disposizione

Alla fine dell’incontro dovrete portare a casa tutte queste informazioni da condividere con i vostri colleghi e riuscire a creare il “brief”: un documento sintetico che raggrupperà le informazioni salienti dell’incontro e che andranno poi condivise col cliente.

Una volta confermato il brief, si procederà a studiare un efficace progetto di comunicazione.

Al di là di tutte queste nozioni (pratiche ed importanti), mi raccomando di non dimenticare mai che il primo appuntamento col cliente è fondamentale per tutti gli step successivi. E’ proprio in questo momento che bisognerà dare il meglio di se stessi perchè non avrete un’altra occasione. E come saprete già, dovete giocarvi tutto proprio in quell’oretta di tempo che il cliente deciderà di concedervi.

Non andate impreparati ma cercate su Internet qualsiasi genere di informazioni che possa aiutarvi ad anticipare richieste ed esigenze del cliente.

Di solito,  questi punti sono descritti dal cliente in un documento sintetico che è chiamato “brief”, che le aziende consegnano alle agenzie in occasione del loro primo incontro.

Negli altri casi, invece,  è l’abilità dell’event manager che, nel condurre l’incontro con il cliente, riesce ad  arrivare a definire tutte le informazioni che gli necessiteranno per studiare un efficace progetto di comunicazione.

E tu, durante il primo incontro col cliente, cosa hai chiesto?

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